辦事的效率
—摘自網(wǎng)絡(luò)
每天有許許多多的事情等著我們?nèi)プ觯绻覀儾环种鞔蔚剡M(jìn)行工作，那么到頭來我們不僅“丟了西瓜”，很有可能我們連“芝麻”也沒有撿到，使一些本來可以“生出效益的時(shí)間”白白地浪費(fèi)掉。
聰明的人，知道如何提高自己做事的效率。
高效率意味著你要專心
人一般都是需要一個(gè)清靜的環(huán)境來專心做事的。“不專心”是效率的大敵，相信每個(gè)人都有這樣的經(jīng)驗(yàn)：當(dāng)你面臨生活上一些比較嚴(yán)重的問題或是挫折時(shí)，你會(huì)覺得滿腦子都“亂哄哄”的，無法集中精神，甚至你可能在辦公桌前發(fā)一早上的呆而大腦還不曾轉(zhuǎn)過彎來，也做不出原本10分鐘就可以完成的工作。
美國的一位教育心理學(xué)專家曾發(fā)表一篇調(diào)查報(bào)告，指出美國在校大學(xué)生在上課的時(shí)間里，真正“能聽進(jìn)去也能聽懂”的時(shí)間只有前面20～30分鐘，其他時(shí)間，腦子里都裝滿了和課堂無關(guān)的東西。也就是說，每堂課有一半以上的時(shí)間被白白浪費(fèi)掉了。而學(xué)生們回家后，還必須花上兩至三倍的時(shí)間來研讀深?yuàn)W難懂的課文。這從效率學(xué)來看，實(shí)在不是什么明智的做法。
不過說得簡單，要真正做起來又好像不是那么容易的！可以這樣做試試：先從簡單的開始，或者先從自己感興趣的事著手。當(dāng)你覺得心情平靜了之后，也不會(huì)去想那些令人煩惱的事時(shí)，就可以開始著手處理比較困難的事務(wù)了。這樣你的效率還會(huì)不高嗎？
在辦公室里還應(yīng)為自己創(chuàng)造一個(gè)簡單的工作環(huán)境，把一切不必要的東西都撤走。包括小說、雜志、CD、零食……只允許必要的文件、工具留在桌面。這樣一來，做起事就不會(huì)走神，不會(huì)東瞧西看，很專心，效率自然就提高了。
高效率意味著你要比別人先走一步
人們在處理很多事的時(shí)候，最好能具備“高機(jī)動(dòng)性”。也就是說，我們的行動(dòng)比別人預(yù)測的還要早，做好萬全準(zhǔn)備，再全力以赴地完成它。
很多人都了解機(jī)動(dòng)性的重要，但卻很少有人能夠真正去實(shí)踐。常聽人說：“我也知道要多看書，增加自己的見聞，可是我太忙了，實(shí)在抽不出時(shí)間來。”或者是說：“我一直想把英文學(xué)好，但不知道該到哪兒去上課？”其實(shí)這些都是被動(dòng)型的人的觀點(diǎn)。一個(gè)主動(dòng)型的人，他會(huì)想辦法擠出時(shí)間來看他想看的書，學(xué)他想學(xué)的東西，而不會(huì)先替自己找好借口來逃避。
所以你要提高自己的效率就要努力克服自己的惰性，既然你的反應(yīng)比較慢，那就讓你時(shí)刻處于搶跑的狀態(tài)中。這是一個(gè)很好很有用的方法，因?yàn)橐坏┠愕倪M(jìn)度比別人超前了，而且還能夠保持在領(lǐng)先的位置，你就會(huì)產(chǎn)生一種成就感，總想要一直跑在別人前面。當(dāng)然，這也要有點(diǎn)小小的代價(jià)，當(dāng)別人都在休息時(shí)，你也不能松懈，要不斷地努力。
找一群（或者是一個(gè)）工作都很出色的朋友或同事，經(jīng)常和他們在一起，也就是接受他們的潛移默化，講坦白一點(diǎn)就是請他們逼你，給你施壓，讓你因?yàn)橐惺芩麄兊膲毫Χ坏貌粚?duì)你的工作熱情一點(diǎn)。這就是競爭產(chǎn)出動(dòng)力的道理。運(yùn)用本身的責(zé)任感來促成積極主動(dòng)的工作觀。比如說，對(duì)一個(gè)愛睡懶覺的人就委以他叫醒別人的責(zé)任，這樣他必須每天準(zhǔn)時(shí)起床打電話叫醒每個(gè)人，否則會(huì)影響大家的正常工作。處理公事也是一樣，你可以狠狠心找份最重要的工作來做。然后為了不讓大家對(duì)你失望，你就會(huì)強(qiáng)迫自己圓滿地完成它，之后，那股滿足的成就感就會(huì)成為你努力不懈的動(dòng)力，對(duì)你以后的工作大有幫助。
在失去動(dòng)力、效率下降的時(shí)候，你不妨想象一次努力之后會(huì)有什么樣的成果，這可以成為自己積極工作的原動(dòng)力。就像當(dāng)年費(fèi)雯麗主動(dòng)爭取出演《亂世佳人》，進(jìn)而一躍成為國際知名的巨星一樣，如果結(jié)果沒有像你想象的那么讓你滿足的話，你也可以設(shè)定一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)自己的制度，設(shè)法“收買”自己，以達(dá)成目標(biāo)。
高效率意味著你要有決心
任何一種堅(jiān)定的決心，都應(yīng)該是從你對(duì)人生的不滿開始的。因?yàn)橐坏┠銓?duì)人生沒有目標(biāo)，你也就不會(huì)采取任何行動(dòng)。不采取行動(dòng)，自然什么事也不會(huì)發(fā)生，即使吃飯這么一個(gè)簡單的動(dòng)作，同樣也需要行動(dòng)的意志。所以，可別終日無所事事，對(duì)要做的事總下不了決心而白活了一生。
由于有了渴望的動(dòng)力，你會(huì)達(dá)到某些期望中的目的。渴望的力量與決心會(huì)鼓勵(lì)你運(yùn)用意志采取行動(dòng)，像一頭向前沖的公牛。
在成功的雙元性質(zhì)里面，有著妥協(xié)與奮斗的兩種力量。汩汩不停的河流最能具體地表現(xiàn)出這種特性，它與地理形勢妥協(xié)，一路上涓涓不息地向前奔流，努力地達(dá)到它與大海匯合的終極目的。這兩種特性永遠(yuǎn)相輔相成，取得平衡。
河流無時(shí)無刻不在流動(dòng)，當(dāng)它迫不急待地向前沖刺時(shí)，還需傾全力摧毀擋路的巖石，于是河流自己排定了下工夫的先后次序。奔流入海是它的首要目標(biāo)，搬巖移石則是第二個(gè)目的，在它達(dá)到首要的目標(biāo)前，也絕不忽略次要的目的。
當(dāng)一個(gè)人竭盡全力謀求成就時(shí)，除了務(wù)必常保持勤奮外，更重要的是同時(shí)也要具備適合自己腳步的節(jié)奏和韻律。
“決心”是引導(dǎo)人們走向成功的重要因素。有了明確的目標(biāo)、周密的計(jì)劃以后，就坐在家里等著成功從天而降，那是做白日夢。你要自己參與全程行動(dòng)，并且在遇到挫折時(shí)要進(jìn)一步加強(qiáng)自己的意志力，堅(jiān)守既定目標(biāo)，絕不能半途而廢，這樣即使最后并沒有達(dá)到目標(biāo)，但在人生的路上也算是一種成功。
如果你擔(dān)心經(jīng)常會(huì)因忘記自己所確定的目標(biāo)而偷懶的話，那就把它貼在你時(shí)常會(huì)看見的地方吧!沒必要貼得到處都是，只要能起到警醒的作用就夠了。它們能幫你時(shí)刻牢記自己應(yīng)該做什么。
就像一支軍隊(duì)，在出去打仗之前會(huì)大聲高呼以鼓舞士氣。如果有時(shí)你覺得意志力有點(diǎn)薄弱，精神不太集中的話，不妨用堅(jiān)定的語調(diào)為自己加油打氣。
當(dāng)你猶豫不絕的時(shí)候，不妨破釜沉舟背水一戰(zhàn)。也就是因?yàn)槟銢]有給自己留太多的后路，所以你必須百分之百全力以赴。如果你的意志力并不是十分堅(jiān)定的話，也不妨考慮試試用這種方法考驗(yàn)自己。
借助別人的力量來鞭策自己要堅(jiān)守決心。比如說一生性懶散的人，當(dāng)他想要成就一番事業(yè)，可是卻不相信自己有決心做到時(shí)，他可以強(qiáng)迫自己去和一些勤奮向上的人進(jìn)行切磋，借他們的精神來逼迫自己改掉懶散的缺點(diǎn)。
除了要有決心毅力以外，還必須有主見。人們都清楚“人云亦云”的力量，經(jīng)常會(huì)聽到別人說：“那么賣勁做什么？又不會(huì)多發(fā)一點(diǎn)工資!”初聽也無所謂，聽多了就會(huì)覺得此話也蠻有道理的，工作在不知不覺中就放慢了腳步，工作效率也就降低了。其實(shí)說這種話的人，本身工作效率肯定不高，否則怎么會(huì)有時(shí)間去管別人的閑事呢？況且在工作所學(xué)到的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，就成了你個(gè)人的智慧財(cái)產(chǎn)，不應(yīng)僅以金錢來衡量。如果今天的努力可以達(dá)到明天的成功，這不是最有效率的結(jié)果嗎？
高效率意味著好心情
人們在處理工作時(shí)，經(jīng)常覺得既然開始做了，就要“貫徹始終”，否則就不夠善始善終。其實(shí)這是要依情況而定的。如果你一直對(duì)這件事情很有興趣，自然不會(huì)半途而廢，不過如果你一開始做時(shí)就覺得心煩氣躁，那你就應(yīng)該考慮換另一件“重要且該做”的事做，通過調(diào)節(jié)心情來調(diào)整進(jìn)度。
有一個(gè)美國的研究生，看書的時(shí)候從來不固定在同一個(gè)地方，有時(shí)在書房，有時(shí)陽光比較好就在日光浴室或是在后院的涼棚架下、附近的公園里，甚至開車到海邊咖啡館去讀書。但他絕不在學(xué)校餐廳或圖書館讀書，因?yàn)樗幌矚g那種氣氛。他這樣說：“餐廳里人多又吵，還會(huì)經(jīng)常碰到朋友。圖書館給我的感覺是睡覺的地方，太安靜了，我一進(jìn)去就開始神志不清，怎么能專心讀書？”
由此可見，好心情可以帶來高效率。那么就去嘗試找尋自己的好心情吧。
試著把你所要做的事列在一張表上，當(dāng)某一件事做不下去時(shí)，可以從表上找出下一件要做的事，先去做它，完成之后再回去做原先的事情。如果你覺得沒有一件事可以靜下心去做的話，你大概需要放個(gè)假調(diào)整一下了。
再就是把四周的工作環(huán)境重新布置一下，增加一點(diǎn)新鮮感，就會(huì)有搬新家的心情。或者也可以把平日一成不變的工作時(shí)刻表改動(dòng)一下。比如，把午餐時(shí)間推遲一小時(shí)，這樣就可以不必和大家擠破頭地?fù)岋埑裕欢疫@一個(gè)小時(shí)也是辦公室最安靜的時(shí)候，沒有電話也沒有客戶等你談話，可以安安靜靜地做自己想做的工作。
如果一項(xiàng)工作已不能引起你的興趣，但你又必須在有限的時(shí)間內(nèi)完成它，這時(shí)候，你必須先讓煩躁的心情平靜下來，想想工作完成后的好處，你所要達(dá)到的真正的目標(biāo)是什么，并想象目標(biāo)達(dá)成時(shí)的喜悅，然后你再重新正視問題，開始工作（這點(diǎn)很重要，你不能一直帶著一臉的傻笑不做事），用平和的心情做完它。慢慢地你會(huì)發(fā)現(xiàn)，其實(shí)工作情緒不是那么難以控制的。
很多人忙忙碌碌地過了一輩子，卻從來都不曾從工作中獲得樂趣。他們總認(rèn)為是為了賺錢才不得不捧著這個(gè)飯碗。更有人甚至按照四季變遷換工作，他們不清楚自己到底要得到的是什么。
要保持高效率的工作水準(zhǔn)，最重要的一點(diǎn)就是學(xué)會(huì)怎樣在工作中尋找樂趣。首先，你必須要找到適合你自己個(gè)性及興趣的工作來做。就像讓一個(gè)不愛講話的人去做老師或推銷員，可能會(huì)害他咬破舌頭；而讓一個(gè)腦筋靈活的人去做千篇一律、一成不變的錄入員，用不了3個(gè)月他就要“發(fā)狂”了!
找到適合自己的工作后，接著就要思考：自己的人生大目標(biāo)是什么，為什么要做這份工作，自己想從中獲得的又是什么。尋找工作的意義，也就是尋找一種生活的信念，升級(jí)到信念的高度就會(huì)給自己一種崇敬工作的心情。
再好聽的歌，唱上一百遍也會(huì)有點(diǎn)煩；更何況是每天要面對(duì)的八小時(shí)工作，那么就嘗試著提高自己的士氣。
努力在辦公室里建立良好的人際關(guān)系，免得大家在一起工作時(shí)“相看兩相厭”，影響工作的興趣及效率。
試著看看能否在工作當(dāng)中找到一些能引起自己（或別人）發(fā)笑的事物。凡事不要太嚴(yán)肅，要盡力保持樂觀開朗的心情。有時(shí)講講笑話也是很不錯(cuò)的辦法，但不能太貪心，凡事適可而止。
有了好心情效率也就上去了。有些人很清楚自己想要的是什么，例如，有人是為了想改善經(jīng)濟(jì)狀況而工作的，因此“賺錢”對(duì)他而言是最重要的事，有人是為了累積經(jīng)驗(yàn)而選擇這份工作，因而“學(xué)習(xí)”才是他的主要目標(biāo)。當(dāng)你對(duì)一件事情一心想要做成時(shí)，你做起事來就會(huì)很快。有了好心情，效率也就上去了。
高效率意味著思維的靈活
其實(shí)要保持工作的高效率，就必須保持頭腦的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，思維的靈活。比如說，工作之余可以看看“腦筋急轉(zhuǎn)彎”（雖然那些答案通常都是傻傻的），多思考一些人生哲理和未來計(jì)劃，或者看完一部電影后，和朋友討論、分析它的優(yōu)缺點(diǎn)。重點(diǎn)是，要經(jīng)常用腦進(jìn)行積極思考，并訓(xùn)練自己對(duì)周圍事物的敏感度。
靈活的頭腦有助于記憶力的增長，而記憶力又是工作效率不斷提高的可靠保障。雖然有很多事情可以記在備忘錄上，但是如果每天都要花很多時(shí)間填寫、查看備忘錄的話，也不是很有效率的做法，因此，還是靠自己的頭腦比較經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。
問問看，弄清楚自己的左腦與右腦哪一邊比較常用或是比較發(fā)達(dá)。一般來說，左腦發(fā)達(dá)的人通常在數(shù)理或分析能力方面較強(qiáng)；而右腦發(fā)達(dá)的人則是對(duì)美術(shù)、藝術(shù)等感性的東西敏感度更高。
經(jīng)常使用左腦的人，要多做一些鍛煉右腦的運(yùn)動(dòng)。例如多聽聽音樂、多看一些展覽、多做一些趣味性的活動(dòng)。只要能“極盡感性之能事”，就可以調(diào)節(jié)一下自己過去理性的生活。
而對(duì)于已經(jīng)頗具藝術(shù)感的人來說，右腦已經(jīng)練得差不多了，應(yīng)該著重對(duì)左腦做一些有建設(shè)性的訓(xùn)練。例如盡量多用心算，少用計(jì)算器；多閱讀，多對(duì)事情做理性的分析、判斷。
還有一些小小的運(yùn)動(dòng)也可以在日常生活中起到鍛煉腦部的作用。比方說，一個(gè)左腦發(fā)達(dá)的人在下班時(shí)可以坐在公交車左邊的座位，然后試著用左眼去看窗外的事物，借以鍛煉自己的右腦。
隨時(shí)為自己的左手創(chuàng)造鍛煉機(jī)會(huì)。因?yàn)榇蟛糠值娜私?jīng)常使用右手，這樣，右腦所管轄的左手運(yùn)動(dòng)量就大大地減少了，因此，習(xí)慣性地使用自己左手是一種很好的開發(fā)右腦的方法。
除此以外，還可以練習(xí)用左手做一些簡單的事，像拿杯子喝水、換電視頻道、撥電話號(hào)碼等。
無論如何，多做運(yùn)動(dòng)總沒有什么壞處，又可以達(dá)到“頭腦不簡單，四肢很發(fā)達(dá)”的效果，何樂而不為呢？
記憶力也是可以通過加強(qiáng)訓(xùn)練而提高的。
比如說，你同時(shí)有三件事要辦，雖然這三件事本身毫無任何聯(lián)系，但是如果你以這三件事的辦理地點(diǎn)連成一個(gè)路線圖來記憶，可能就會(huì)簡單得多。
從小到大，人們都是被訓(xùn)練成一個(gè)死記硬背的人，而忽略了可以激發(fā)創(chuàng)造力的右腦的開發(fā)。所以，有機(jī)會(huì)要努力嘗試做一個(gè)“印象派”的人，盡量用“畫面”來代替文字記憶。
用“畫面印象”的方法來記憶東西，不但可以激發(fā)右腦潛能，激發(fā)人的創(chuàng)造力，還可以增強(qiáng)記憶力，節(jié)省時(shí)間，實(shí)在是提高效率的好方法。
高效率意味著進(jìn)退有度
完美主義是很多人都容易犯的一個(gè)毛病，像這樣的人總是認(rèn)為事情要做到滿分才是高效率的表現(xiàn)，但事實(shí)上剛好相反。有時(shí)候太專注于一個(gè)“點(diǎn)”，往往會(huì)犧牲掉整個(gè)“面”。如果用3小時(shí)可以把一件事做到滿分，但也可以利用這么多時(shí)間去做三件只值75分的事，你會(huì)選擇哪一樣？
如果你是個(gè)講究效率的人，你應(yīng)該選擇后者。當(dāng)然，在一開始的時(shí)候，你會(huì)覺得很不適應(yīng)這種做法，但只要想想，拿三件事抵一件事，聽起來還是頗具成就感的。當(dāng)然，不能一概而論，尺度要靠自己把握。
試著不要為自己預(yù)留太充裕的時(shí)間去完成一件事，最好維持在那種“吃不飽又餓不死”的憂患意識(shí)當(dāng)中，這樣你就不會(huì)有太多的閑暇管閑事。當(dāng)然，也不能把時(shí)間排得太緊太滿，否則很容易因?yàn)楣ぷ鲏毫^大而危害身心健康。
不要總是拿自己和那些出色者做比較，他們雖然在業(yè)績上比你強(qiáng)，但不見得樣樣都比你強(qiáng)!每個(gè)人都有自己的優(yōu)點(diǎn)，要量力而行。假如你把時(shí)間都浪費(fèi)在你無法取勝的事情或無法擊敗的對(duì)手上，你失掉了的東西會(huì)更多。
盡量多找一些自己所不擅長的事情來做，多感受一些挫折。挫折感不但可以幫助你成長進(jìn)步，還可以提醒你：“自己既然不是如此完美，追求它又有何意義？”當(dāng)然，如果你很不謙虛地認(rèn)為自己是十項(xiàng)全能的話，那就更不需要再追求完美了，不是嗎？ |
